Verstreute und fehlerhafte Daten: Eine Herausforderung für jedes Unternehmen
Seit über 30 Jahren arbeiten wir mit Kunden verschiedenster Branchen zusammen. Mit einem starken Team entwerfen wir innovative, intelligente Lösungsstrategien und erfinden uns dabei immer wieder neu. Obwohl zahlreiche Projekte eine scheinbar große Ähnlichkeit aufweisen, ergeben sich im individuellen Fall immer wieder neue Herausforderungen, die unseren Mitarbeitenden Kreativität und Beharrlichkeit abverlangen. Ein eindrucksvolles Beispiel für die Vielseitigkeit eines häufig angefragten Auftrags wurde erst jüngst wieder im Zuge eines Kundenprojektes deutlich: Die Implementierung einer zentralen Datenbank als Basis für eine einheitliche Datenverwaltung und einen hochqualitativen, modernen Kundenservice. Die Herausforderung: eine flexible Integration verstreuter und mitunter fehlerhaft gespeicherter Daten aus den unterschiedlichsten Quellen.
Wie wir diese Hürde gemeistert und sämtliche Informationen aus Speicherorten wie Excel-Dateien, Active Directory oder Server-Verwaltungssystemen in eine CMDB überführt haben, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.
Wenn Excel & Co. an ihre Grenzen stoßen
In vielen Unternehmen werden Programme wie Excel oder Active Directory genutzt, um Informationen zu speichern und zu verwalten. Obwohl diese Tools in bestimmten Kontexten nützlich sein können, eignen sie sich nicht als Ersatz für eine zentralisierte Datenbank wie eine Configuration Management Datenbank (CMDB).
Wenn es darum geht, Configuration Items in einem Unternehmen zu verwalten, ist es wichtig, eine Lösung zu wählen, die für diesen Zweck geeignet ist. Eine CMDB bietet eine zentralisierte und strukturierte Möglichkeit, alle relevanten Informationen zu speichern und zu verwalten und ist daher die bessere Wahl im Vergleich zu Excel und Active Directory.
Excel – ein dezentrales Kalkulationstool
Benötigt man schnelle Datenanalysen und Tabellenkalkulationen zu begrenzten Datenmengen, liegt der Gedanke an Programme wie Excel nahe. Ob Diagramm, Grafik oder Tabelle – im Handumdrehen vermag das Tool bestehende Datenkontingente zu organisieren und übersichtliche Visualisierungen zu generieren. Zweifellos kann Excel, richtig eingesetzt, ein wahres Ass im Ärmel sein. Geht es jedoch um eine Zweckentfremdung als Datenbank, ist äußerste Vorsicht geboten. Excel ist nicht als Datenbank konzipiert und eignet sich daher nicht für die Verarbeitung von großen Datenmengen oder die Weitergabe von Daten an andere Systeme. Alle in einer Excel-Datei gespeicherten Daten können nur über die Excel-Software aufgerufen werden. Die Zusammenarbeit mit anderen Benutzer:innen gestaltet sich aufwendig, da jede:r Benutzer:in eine eigene Kopie der Datei benötigt. Zudem ist Excel ausgesprochen anfällig für menschliche Fehler, da diese manuell übertragen werden und es keine Option zur Überprüfung der Datenqualität gibt. Aus diesen Gründen ist es wichtig, sich bewusst zu machen, dass Excel nicht als Ersatz für eine zentralisierte Datenbank genutzt werden sollte.
Active Directory – ein Verzeichnisdienst
Active Directory ist ein Verzeichnisdienst von Microsoft, der hauptsächlich in Unternehmensumgebungen eingesetzt wird. Es dient als zentrales Verzeichnis für Benutzer:innen, Gruppen, Computer und andere Ressourcen innerhalb eines Netzwerks und ermöglicht die Verwaltung und den Zugriff auf diese Ressourcen. Darüber hinaus ermöglicht es Active Directory, Sicherheitsrichtlinien und Zugriffsrechte zu verwalten und zu verfolgen, wer auf welche Ressourcen zugegriffen hat. Obwohl der Verzeichnisdienst für die Verwaltung von Netzwerkressourcen nützlich ist, eignet es sich nicht als Datenbank für die Speicherung von Configuration Items (CIs). Im Gegensatz zu einer speziell als Datenbank entwickelten Software ist Active Directory nicht für die Verarbeitung großer Datenmengen ausgelegt und bietet keine Funktionen zur Überprüfung der Datenqualität. Auch ist es schwierig, Daten aus Active Directory in andere Systeme zu exportieren, was die Integration in weiterführende Prozesse erschwert.
Ordnung muss rein: Warum CMDBs so nützlich sind
Eine Configuration Management Datenbank (CMDB) ist eine zentrale Datenbank, in der alle Informationen über die IT-Infrastruktur eines Unternehmens gespeichert werden. Diese Informationen, auch als Configuration Items (CIs) bezeichnet, können Hardware, Software, Dokumentationen und andere Ressourcen umfassen. Die Verwendung einer CMDB hat viele Vorteile, insbesondere in Bezug auf die Effizienz und Transparenz des IT-Betriebs.
Eine CMDB hilft bei der Überwachung und Pflege der IT-Infrastruktur, indem sie eine zentralisierte Anlaufstelle für alle relevanten Informationen bietet. Statt verstreute Daten in verschiedenen Systemen und Dateien zu verwalten, können alle CIs in der CMDB gespeichert und leicht aufgerufen werden. Dies erleichtert nicht nur die Suche nach Informationen, sondern vermeidet auch menschliche Fehler und Doppeleinträge. Auch visualisiert eine CMDB die IT-Infrastruktur und stellt Abhängigkeiten zwischen CIs dar. Dies ermöglicht es, Auswirkungen von Änderungen auf die IT-Landschaft zu verstehen und zu verhindern, dass unbeabsichtigte Ausfälle auftreten. Eine CMDB unterstützt ebenfalls das IT Asset Management, da sie eine Übersicht über die vorhandenen Ressourcen und deren Nutzung bietet. Dies kann dazu beitragen, Kosten zu reduzieren und Ressourcen besser zu verwalten.
Insgesamt bietet eine CMDB eine strukturierte und transparente Möglichkeit, die IT-Infrastruktur eines Unternehmens zu verwalten und zu optimieren. Sie ist ein unverzichtbares Werkzeug, um den IT-Betrieb zu verbessern und die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu steigern.
Die Integration von CMDBs mit anderen IT-Systemen
Eine Configuration Management Datenbank (CMDB) ist in der Regel Teil einer größeren IT-Landschaft und muss daher in das Gesamtbild der IT-Systeme eines Unternehmens integriert werden. Durch die Integration von CMDBs mit anderen Systemen können sich viele Vorteile ergeben, wie zum Beispiel:
- Verbesserte Prozessunterstützung
Durch die Integration von CMDBs mit Systemen wie dem Incident Management oder dem Change Management können wichtige Informationen automatisiert ausgetauscht werden. Dies erleichtert die Durchführung von Prozessen und verbessert die Effizienz. - Zentralisierte Datenhaltung
Durch die Integration von CMDBs mit anderen Systemen wie dem Financial Management oder dem Asset Management können wichtige Daten zentral gespeichert und verwaltet werden. Dies verbessert die Übersicht und die Entscheidungsfindung. - Echtzeit-Sicht auf die IT-Infrastruktur
Durch die Integration von CMDBs mit Monitoring-Systemen kann die aktuelle Status der IT-Infrastruktur in Echtzeit dargestellt werden. Dies ermöglicht es, schneller auf Probleme zu reagieren und Ausfälle zu vermeiden. - Optimierte Zusammenarbeit
Durch die Integration von CMDBs mit Collaboration-Tools wie zum Beispiel einer Knowledge Management-Lösung können Mitarbeitende besser zusammenarbeiten und schneller auf Anfragen reagieren.
Abschließend lässt sich sagen, dass die Integration von CMDBs mit anderen IT-Systemen viele Vorteile bietet und zur Optimierung von Prozessen und zur Steigerung der Effizienz beitragen.
Mit System-Schnittstellen zur vollständigen Datenintegration
Eine System-Schnittstelle ermöglicht es, dass verschiedene Systeme miteinander kommunizieren und Daten austauschen können. Sie dient als „Brücke“ zwischen verschiedenen Systemen und gewährleistet den systemübergreifenden Import sowie Export von Daten. Die Verwendung von System-Schnittstellen ist besonders hilfreich, wenn es darum geht, verstreute und inkonsistente Daten aus verschiedenen Quellen in eine CMDB zu integrieren. Anstatt manuell Daten von Hand einzugeben oder zwischen verschiedenen Systemen hin und her zu kopieren, können System-Schnittstellen automatisiert den Datenaustausch übernehmen. Dies spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehlern durch manuelle Eingaben.
System-Schnittstellen gewährleisten die Integrität und Qualität der Daten in der CMDB, da sie überprüfen, ob alle übertragenen Daten den gegebenen Anforderungen entsprechen. Zudem ermöglichen System-Schnittstellen die Integration von Daten aus externen Quellen, was die CMDB um wertvolle Informationen erweitert.
Insgesamt bieten System-Schnittstellen eine wirksame Möglichkeit, Daten aus verschiedenen Systemen in eine CMDB einzuspeisen und die Qualität sowie Integrität der Daten zu gewährleisten. Sie stellen ein wichtiges Werkzeug dar, um eine vollständige und aktuelle Sicht auf die IT-Infrastruktur eines Unternehmens zu erhalten.
Unser Fazit
CMDBs bieten eine zentralisierte und strukturierte Option, alle relevanten Informationen über die IT-Infrastruktur eines Unternehmens zu speichern und zu verwalten. Sie stellen sicher, dass alle Daten konsistent und auf dem neuesten Stand sind und erleichtern die Pflege sowie die Verwaltung der Daten.
In diesem Beitrag haben wir gezeigt, wie wir im Zuge eines Kundenprojektes die Implementierung einer CMDB unternommen haben, um verstreute und inkonsistente Daten aus verschiedenen Quellen zu integrieren. Wir haben aufgezeigt, warum Programme wie Excel oder Active Directory als Datenspeicherungssysteme ungeeignet sind und wie System-Schnittstellen bei der Integration von Daten in eine CMDB helfen können.
Wenn es um die optimale Verwaltung von Configuration Items in einem Unternehmen geht, ist die CMDB ein entscheidender Erfolgsfaktor. Sie speichert und verwaltet Daten zentralisiert und verhilft dadurch zu mehr Effizienz und Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens.