Der Begriff Orchestrierung bezeichnet das Zusammenspiel von Prozessen und Systemen, um komplexe Aufgaben zu erfüllen. Bei diesem Vorgang werden mehrere Prozesse miteinander verbunden, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen und einen Gesamtservice abzubilden. Dieses Vorgehen wird ebenfalls als Prozessautomatisierung oder -integration bezeichnet und ermöglicht eine Ersparnis von Zeit und Ressourcen.
In vielen Unternehmen laufen Prozesse abteilungs- und systemübergreifend ab, häufig natürlich parallel. Durch diese Vorgehensweise ist es schwierig, einen Überblick zu behalten und gleichzeitig zu gewährleisten, dass alle einzelnen Schritte reibungslos ineinandergreifen. An dieser Stelle setzt die Orchestrierung ein: Als eine Art Prozessintegration gewährleistet sie Prozesse, die über Systemgrenzen hinweggeführt und verfolgt werden.
Ein Beispiel für die Automatisierung, bzw. Orchestrierung, ist ein digitalisierter Bestellprozess: Eine Software nimmt die Bestellung von Kund:innen entgegen und ist dabei häufig im Kundenservice selbst oder in der Verkaufseinheit verortet – abhängig von der Organisation des Unternehmens. Die Bestellung wird direkt, automatisiert an das Lager- und Versandsystem weitergeleitet. Ist die Bestellung geprüft, wird diese an das Finanzsystem zur Kontrolle des Zahlungseingangs weitergegeben. Insofern diese Schritte erledigt sind, gibt es eine Weiterleitung der Bestellung an das Versandunternehmen, um die Lieferung zu veranlassen. Die Orchestrierung verbindet diese einzelnen Schritte miteinander zu einem gesamten Bestellservice, der reibungslos funktioniert.
Risiken manueller Prozessführung: Wann sind Orchestrierungslösungen erforderlich
Ohne eine zentrale Dienstverwaltung können eine Reihe von Problemen auftreten, die die Effizienz und Wirksamkeit von Prozessen beeinträchtigen.
Eines der gravierendsten Probleme im Zusammenhang mit einer fehlenden Orchestrierung ist das Risiko von Dateninkonsistenzen. Wenn verschiedene Prozesse unkoordiniert auf dieselben Daten zugreifen und diese möglicherweise gleichzeitig ändern, kann dies zu Konflikten und letztendlich zu inkonsistenten Daten führen. Eine Orchestrierung sorgt dafür, dass Prozesse geplant und koordiniert auf Daten zugreifen und Änderungen vornehmen, um Konflikte und Inkonsistenzen zu vermeiden.
Eine weitere Herausforderung, die bei fehlender Orchestrierung auftreten kann, ist der Mangel an Transparenz. Manuell durchgeführte Prozesse gestalten es schwieriger, den Überblick zu behalten und auftretende Probleme zu identifizieren. Dies kann zu Verzögerungen führen und dazu beitragen, dass Probleme länger ungelöst bleiben und weiterführende Abläufe blockieren.
Schließlich birgt eine mangelnde Prozessautomatisierung das Risiko, ineffizienter Prozessabläufe. Wenn Prozesse manuell durchgeführt werden, sind sie anfälliger für menschliche Fehler. In diesem Fall ist es schwieriger sicherzustellen, dass alle Schritte reibungslos ablaufen. Auch die Fehleranalyse, insbesondere bei komplexen Prozessen, ist dabei deutlich aufwendiger. Nicht selten kommt es dabei zu längeren Zykluszeiten und reduzierter Produktivität.
Um derartige Probleme zu vermeiden ist die Implementierung solider Orchestrierungslösungen unerlässlich. Diese gewährleisten, dass Prozesse automatisiert und über Systemgrenzen hinweg integriert werden können. Durch die Verwendung von Orchestrierungslösungen sind Unternehmen in der Lage sicherstellen, dass Prozesse reibungslos ablaufen, Dateninkonsistenzen vermieden werden und die Transparenz und Nachverfolgbarkeit verbessert wird. Infolgedessen können Zykluszeiten verkürzt und die Produktivität erhöht werden. Dieses wirkt sich ebenfalls positiv auf die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und einer Verbesserung der Kundenzufriedenheit führen kann.
Eine unerlässliche Grundlage für dieses Vorgehen bildet jedoch die detaillierte Kenntnis der einzelnen Prozesse, deren Ineinandergreifen sowie die einzelnen Auswirkungen der jeweiligen Prozesse auf fortfolgende Prozessschritte. Erst mit diesem Wissen, lassen sich Prozesse zielgerichtet für mehr Effizienz optimieren und anschließend automatisieren.
SAP und ServiceNow im Vergleich
Sowohl SAP als auch ServiceNow haben sich als führende Anbieter von Softwarelösungen auf dem Markt etabliert. Beide werden von zahlreichen Unternehmen eingesetzt, um Prozesse zu optimieren und zu automatisieren. Im Folgenden werden wir die beiden Lösungen unter dem Gesichtspunkt der Orchestrierung gegenüberstellen. Dabei erfahren Sie, wo die zentralen Unterschiede liegen und unter welchen Umständen die Softwarelösungen am besten eingesetzt werden können.
SAP ist vor allem für seine Enterprise Resource Planning (ERP)-Software bekannt, die in vielen Unternehmen zur Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen eingesetzt wird. Sie bietet eine Vielzahl von Funktionen, die dazu beitragen, Prozesse über mehrere Abteilungen hinweg zu integrieren und zu orchestrieren. Dazu gehören beispielsweise Lösungen für Finanzmanagement, Einkauf, Vertrieb und Kundenbeziehungen.
Auch ServiceNow ist ein renommierter Anbieter von Softwarelösungen, die auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen abzielen. Im Gegensatz zu SAP konzentriert sich ServiceNow jedoch auf den Bereich des Service Managements und bietet Funktionen wie IT Service Management, Kundenservice und Human Resources Management. Auch ServiceNow ermöglicht es, Prozesse über mehrere Abteilungen und Systeme hinweg zu integrieren und zu orchestrieren.
Welche Lösung für eine Prozessorchestrierung am besten geeignet ist, hängt von den Bedürfnissen des Unternehmens ab. SAP bietet eine umfassende Suite von Funktionen, die sich für Unternehmen mit komplexen Prozessen eignen, wohingegen ServiceNow eine spezialisiertere Lösung darstellt, die sich insbesondere für Unternehmen im Dienstleistungssektor eignet.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Integration von SAP und ServiceNow mitunter herausfordernd ist, da sie unterschiedliche Technologien verwenden. Um eine reibungslose Integration zu gewährleisten, ist es daher unerlässlich, sich an Best Practices und empfohlene Vorgehensweisen zu orientieren. Dabei kann es sinnvoll sein, eine externe Beratung einzuholen, um die Integration zu unterstützen. Gerade der Blick durch einen außenstehenden Berater hilft dabei, den Gesamtüberblick für die eigene Organisation nicht zu verlieren und gegebenenfalls an Stakeholder für den Gesamtprozess zu denken, die zuvor noch nicht berücksichtigt wurden. Doch nicht nur die Betrachtung jeder einzelnen Lösung, auch die Kombination von SAP und ServiceNow führt dazu, dass ein Unternehmen von der Stärke beider Lösungen zur Optimierung von Workflows profitiert.
Die Bedeutung von Schnittstellen
Schnittstellen sind wichtig, um Informationen zwischen verschiedenen Systemen und Prozessen auszutauschen. Sie werden an jeder Stelle benötigt, an der verschiedene Systeme miteinander gekoppelt werden. Die Geschwindigkeit, mit der diese Informationen übertragen werden, ist dabei von entscheidender Bedeutung: Schnelle Schnittstellen gewährleisten einen reibungslosen Prozessablauf und verhindern das Auftreten von Dateninkonsistenzen.
Neben der Vermeidung möglicher Dateninkonsistenzen sorgen schnelle Schnittstellen für optimale Prozessleistungen, eine produktive Arbeitsweise sowie zufriedene Kund:innen. Die Schnittstellengeschwindigkeit ist daher von entscheidender Bedeutung für einen reibungslosen Prozessablauf und konsistente Daten.
Es gibt eine Reihe von Faktoren, die die Geschwindigkeit einer Schnittstelle beeinflussen. Dazu zählen die Komplexität und Größe der übertragenen Daten sowie die Effizienz des verwendeten Protokolls. Bei der Auswahl eines Schnittstellenprotokolls ist es wichtig, die damit verbundenen Abwägungen sorgfältig zu berücksichtigen
Es gibt eine Reihe von Werkzeugen und Best Practices, die zur Verbesserung der Leistung von Schnittstellen und zur Vereinfachung des Orchestrierungsprozesses eingesetzt werden können. Zu den möglichen Optionen zählt u. a. die Optimierung von Datenstrukturen und Payloads, um die Übertragungszeiten zu reduzieren. Auch die Implementierung von Caching und anderen Leistungsverbesserungen und die Verwendung von Monitoring- und Analysewerkzeugen zur Verfolgung und Identifizierung von Leistungsproblemen können in Betracht gezogen werden.
Sicherheitsaspekte bei der Orchestrierung von Prozessen
Die Sicherheit bei der Prozessorchestrierung spielt eine wichtige Rolle, wenn es um die Verarbeitung von sensiblen Daten und die Ausführung wichtiger Geschäftsprozesse geht. Aus diesem Grund sind mögliche Sicherheitsbedrohungen und -lücken bei Orchestrierungsvorgängen zu berücksichtigen und entsprechende Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen. Eine Plattform wie ServiceNow bietet eine Reihe zuverlässiger Sicherheitsfunktionen, die Sie bei der Orchestrierung von Prozessen unterstützen können. Dazu zählen beispielsweise die Möglichkeit, Benutzerberechtigungen festzulegen und den Zugriff auf bestimmte Funktionalitäten zu beschränken. Es ist jedoch auch wichtig, regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, ob die Sicherheitsmaßnahmen nach wie vor ausreichen und ob es neue Bedrohungen gibt, die es zu berücksichtigen gilt.
Fazit: Orchestrierung von Prozessen als wichtiger Teil Ihrer IT-Strategie
Die Orchestrierung von Prozessen ist ein wichtiger Teil der IT-Strategie eines Unternehmens, da sie dazu beitragen kann, Prozesse effektiver und sicherer abzuwickeln und Produktivität des Unternehmens zu steigern. Dabei ist entscheidend, sich bei der zentralen Prozessverwaltung über die verschiedenen Möglichkeiten und Herausforderungen bewusst zu werden und die passenden Lösungen für Ihr Unternehmen zu finden. Allerdings sollte man auch bedenken, dass die Orchestrierung von Arbeitsprozessen eine anspruchsvolle Aufgabe darstellt, die eine umfassende Planung erfordert. Eine Plattform wie ServiceNow kann dabei eine große Hilfe sein, da sie Funktionen wie Workflow-Management und Integration von Systemen bereitstellt. Durch die Automatisierung vollständiger IT-gesteuerter Arbeitsabläufe profitiert Ihr Unternehmen von langfristigen Vorteilen hinsichtlich Genauigkeit, Produktivität und Prozesskosten.