Ihr Weg zu einem leistungsfähigen Software-Store
In einer Zeit, in der die IT-Landschaft zusehends komplexer wird, trägt eine zentralisierte Softwareverwaltung maßgeblich dazu bei, den vielfältigen unternehmerischen Anforderungen gerecht zu werden. Angesichts der schwindelerregenden Menge neuer Anwendungen und Technologien ist es für Unternehmen unerlässlich, Ressourcen sinnvoll zu verwalten und jederzeit den Überblick über sämtliche Software-Assets zu behalten. Eine zentralisierte Verwaltung von Software trägt entscheidend dazu bei, IT-Prozesse zu optimieren, Kosten zu reduzieren und die Compliance zu gewährleisten.
Software Asset Management (SAM) spielt in diesem Zusammenhang eine zentrale Rolle bei der erfolgreichen unternehmensinternen Verwaltung von Softwarepaketen. Es ermöglicht nicht nur die effektive Verteilung und Zuweisung von Software, sondern trägt auch zur Verbesserung der Compliance und zur Optimierung von IT-Prozessen bei. Die innovative Plattform des gleichnamigen Cloud-Spezialisten bietet Unternehmen eine verlässliche Hilfe, um sämtliche IT-Prozesse zu automatisieren und zu verbessern.
Warum ServiceNow?
ServiceNow hat sich in den letzten Jahren als einer der führenden Anbieter von cloudbasierten IT-Service-Management-Lösungen etabliert. Mit einem umfangreichen Funktionsspektrum, maximaler Flexibilität und beliebiger Skalierbarkeit hat ServiceNow die Art und Weise, wie Unternehmen ihre IT-Landschaft verwalten und optimieren, revolutioniert. Doch warum eignet sich ausgerechnet ServiceNow besonders gut für die Erstellung eines leistungsstarken Software-Stores? Die wichtigsten Vorteile der Cloud-Plattform haben wir hier für Sie zusammengefasst:
Zentralisierte Softwareverwaltung: Eine zentrale Verwaltung von Software erleichtert das Management und spart Zeit bei der Suche nach Informationen über installierte Software und Lizenzen.
Intuitive Benutzeroberfläche: ServiceNow ist bekannt für seine benutzerfreundliche Oberfläche, die es sowohl IT-Administrierenden als auch Endnutzenden ermöglicht, Anwendungen und Prozesse einfach zu navigieren und zu verwalten. Ein ServiceNow-basierter Software-Store verspricht eine intuitive User Experience und erhöht die Akzeptanz bei Mitarbeitenden. Dadurch entstehen zugleich neue zeitliche Ressourcen, um sich Kernaufgaben zu widmen, ohne wertvolle Zeit auf die Suche nach der richtigen Software oder der Einholung von Genehmigungen aufzubringen.
Integration mit bestehenden IT-Systemen: Eine Vielzahl von Integrationsmöglichkeiten erleichtert die nahtlose Einbindung eines Software-Stores in bestehende IT-Systeme und Prozesse. Das vereinfacht die Implementierung und Verwaltung des Software-Stores und führt zu einem höheren Effizienzgrad im gesamten Unternehmen.
Automatisierung von IT-Prozessen: ServiceNow ist speziell darauf ausgelegt, IT-Prozesse zu automatisieren und somit Zeit und Ressourcen zu sparen. Durch die Automatisierung von Softwareinstallationen und -deinstallationen, Lizenzmanagement und Compliance-Überprüfungen bietet ServiceNow einen Mehrwert für Unternehmen.
Sicherheit und Compliance: ServiceNow legt großen Wert auf Sicherheit sowie Compliance und bietet zahlreiche Funktionen, um Unternehmen bei der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften im Bereich Softwarelizenzierung zu unterstützen. Durch die zentrale Verwaltung von Lizenzen und die Automatisierung von Compliance-Überprüfungen trägt ServiceNow dazu bei, die Verwendung von unsicherer oder nicht genehmigter Software zu verhindern und potenzielle Sicherheitsrisiken zu minimieren.
Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit: Als hochgradig skalierbare Plattform kann sich ServiceNow problemlos an die Größe und die individuellen Anforderungen eines Unternehmens anpassen. Dabei ist es möglich einen individuellen Software-Store zu erstellen, der auf die unternehmensspezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist und gemeinsam mit dem Unternehmen wächst.
Analyse- und Reporting-Funktionen: Mit Hilfe umfassender Analyse- und Reporting-Tools kann der Erfolg des Software-Stores gemessen und gegebenenfalls Anpassungen vorgenommen werden. Durch die Analyse von Nutzungsdaten und Trends wird eine datenbasierte Grundlage geschaffen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und das Software-Management kontinuierlich zu verbessern.
Kontrolle über Software-Nutzung, Softwareverteilung und Updates: Ein maßgeschneiderter Software-Store unterstützt den gezielten Zugriff auf Softwareanwendungen. Mit AD-Gruppen kann die IT-Administration die Nutzung bestimmter Anwendungen für verschiedene Benutzergruppen verwalten. Administrierende können gleichzeitig sicherstellen, dass alle Mitarbeitende mit den neuesten Versionen von Anwendungen arbeiten, was dazu beiträgt, die IT-Umgebung stabil und sicher zu halten.
Kosteneinsparungen: Dadurch, dass ungenutzte oder doppelt erworbene Lizenzen vermieden werden, reduzieren sich unnötige Kosten. Ergänzend dazu wird durch die Automatisierung von Prozessen weniger Arbeitszeit für die Verwaltung von Software benötigt.
Anpassung an individuelle Unternehmensanforderungen: Eine individuelle Software-Verwaltung kann an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden, indem beispielsweise firmenspezifische Anwendungen oder Integrationen mit bestehenden IT-Systemen eingebunden werden. Das ermöglicht es Unternehmen, ihren Software-Store optimal zu nutzen und Prozesse weiter zu optimieren.
Der Aufbau des eigenen Software-Stores mit ServiceNow
Für den Aufbau, die Implementierung und Verwaltung des eigenen Software-Stores werden folgend auf Basis der Erfahrungen von agineo einige Tipps bereitgestellt. So kann der Store den eigenen, individuellen Anforderungen eines Unternehmens erfüllen und den erstrebten Mehrwert bieten.
Sorgfältige Planung: Vor der Implementierung ist eine gründliche Planung erforderlich. Diese beinhaltet die Analyse der Anforderungen des Unternehmens, die Identifikation der angestrebten Ziele sowie die Erstellung eines Projektplans, der Ressourcen, Zeiträume und Meilensteine berücksichtigt.
Einbindung von Stakeholdern: Im Vorfeld müssen alle relevanten Stakeholder für das Projekt im Planungs- und Implementierungsprozess mit eingebunden werden. Die Stakeholder selbst sind immer individuell zu bestimmen, häufig zählen zu diesen die IT-Administration, das Software-Asset-Management, Enduser sowie Mitarbeitende aus den Abteilungen Legal und Einkauf. Dadurch gelingt die Berücksichtigung aller Anforderungen sowie eine gesteigerte Akzeptanz des Systems.
Konfiguration und Anpassung: Entsprechend der Anforderungen durch die Stakeholder und Nutzenden, muss der Software-Store an die spezifischen Bedürfnisse des eigenen Unternehmens angepasst werden – von den Funktionen über die Prozesse bis hin zu den Workflows. Dazu gehören u. a. auch die Integration von firmenspezifischen Anwendungen, die Erstellung benutzerdefinierter Kategorien und die Anpassung der Benutzeroberfläche.
Schulung und Wissenstransfer: agineo bietet Mitarbeitenden umfassende Schulungen und Ressourcen, um sicherzustellen, dass IT-Administrierende und Endnutzende über die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen, um das System effektiv zu nutzen und zu verwalten. Auf diese Weise wird auch die Akzeptanz des Systems aktiv gefördert.
Kontinuierliche Verbesserung: Nach der Implementierung gilt es, den Software-Store regelmäßig zu überprüfen und zu optimieren, um sicherzustellen, dass er weiterhin den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird. Dazu empfiehlt es sich, das Feedback der Nutzenden einzuholen, die Leistung des Systems zu analysieren und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.
Sicherheit und Compliance: Aufgrund von Gesetzesänderungen und -neuerungen muss der Software-Store regelmäßig auf die Erfüllung aller (Sicherheits-)Anforderungen und Compliance-Richtlinien geprüft werden. Dies umfasst die Überwachung von Softwarelizenzen, die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen, um unbefugten Zugriff und Datenverlust zu verhindern.
Wie funktioniert der Kaufprozess im Software-Store?
Ein wesentlicher Aspekt des ServiceNow Software-Stores ist die Art und Weise, wie Softwarepakete erworben und zugewiesen werden. Es ist wichtig zu verstehen, dass der Software-Store keine direkte Kaufplattform im traditionellen Sinne darstellt – vielmehr handelt es sich um ein System zur Verwaltung und Zuweisung von Softwarepaketen, die bereits im Besitz des Unternehmens sind. Individuell können Softwareanforderungen eingereicht werden, die anschließend durch die IT-Abteilung geprüft und freigegeben werden.
Die genauen Schritte und Prozesse können je nach Unternehmensanforderungen und individuellen Einstellungen variieren. In der Regel beginnt der Prozess jedoch damit, dass im Software-Store eine Anforderung für ein bestimmtes Softwarepaket eingereicht wird. Diese Anforderung wird dann automatisch an die zuständige Person oder Abteilung (z. B. IT-Administration oder das Software-Asset-Management) weitergeleitet, die die betreffende Anforderung prüft. Die Prüfung kann auf der Grundlage verschiedener Kriterien erfolgen, wie z. B. Verfügbarkeit von Lizenzen, Compliance-Richtlinien, Nutzerberechtigungen etc. Nach der Freigabe wird das Softwarepaket automatisch auf das entsprechende Gerät der anfordernden Person installiert.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Der kompatible Software-Store
Die Integration eines Software-Stores in ServiceNow kann nahtlos mit einem bestehenden Software Asset Management (SAM) zusammenarbeiten, um ein effizientes und benutzerfreundliches System zu schaffen. Dabei ist es wichtig zu betonen, dass SAM eine wertvolle Ergänzung für den Software-Store darstellt, aber nicht zwingend erforderlich ist, um diesen zu betreiben. Ein Software-Store kann sowohl eigenständig als auch in Kombination mit SAM funktionieren, wobei die Kompatibilität beider Systeme optimal ausgeschöpft wird. So wird eine maßgeschneiderte Softwareverwaltung ermöglicht, die perfekt auf die Bedürfnisse eines Unternehmens abgestimmt ist und ein Gleichgewicht zwischen Effizienz und Benutzerfreundlichkeit gewährleistet.
Zudem bietet eine individuelle Softwareverwaltungslösung die Möglichkeit, spezifische Anpassungen und Integrationen vorzunehmen. Dadurch wird nicht nur der Funktionsumfang des Unternehmens erweitert, sondern auch die Interoperabilität mit bestehenden Systemen und Prozessen gewährleistet. Auf diese Weise können Unternehmen gleich doppelt profitieren: zum einen von den Vorteilen der Softwareverwaltung als auch von dem Grundstein für skalierbares Wachstum sowie eine erfolgreiche, digitale Transformation.
Grundlegende Elemente eines gut durchdachten Software-Stores
Ein ausgeklügelte Software-Store sollte verschiedene Komponenten enthalten, um ein effizientes Softwaremanagement zu ermöglichen. Dazu zählt die automatische (De-)Installation von Software, um sicherzustellen, dass die Programme stets aktuell sind und nicht mehr benötigte Software automatisch entfernt wird. Endpoint-Management-Software wie Ivanti DSM oder RealmJoin wird benötigt, um Softwareinstallationen und -deinstallationen zu automatisieren und somit Zeit und Ressourcen zu schonen. Diese Systeme orientieren sich an Zuweisungen der Personen oder Computer zu AD-Gruppen, um Software bereitzustellen. ServiceNow verfügt über eine umfangreiche Integration mit Azure AD Systemen, die es dem Software-Store ermöglichen, diese Zuweisungen zu steuern. Das erlaubt die zielgerichtete Kontrolle der Software-Installationen und -Deinstallationen für spezifische Benutzergruppen.
Unser Fazit
Die Implementierung eines maßgeschneiderten ServiceNow Software-Stores kann erhebliche Vorteile für Unternehmen bieten: Die zentralisierte Verwaltung von Software und Lizenzen, eine bessere Kontrolle über die Nutzung von Anwendungen, Vereinfachungen der Compliance, Kosteneinsparungen, verbesserte Mitarbeiterproduktivität, Anpassungsfähigkeit an individuelle Unternehmensanforderungen sowie eine verbesserte Benutzererfahrung sind nur einige der vielen Gründe, warum sich die Implementierung eines solchen Systems lohnt.
Die Reduktion von Komplexität der Softwareverteilung um ein Vielfaches bei einer zeitgleichen Schaffung neuer Ressourcen, ermöglicht die Fokussierung auf geschäftskritische Aufgaben sowie das Ausschöpfen des gesamten unternehmerischen Potenzials. Mit einem durchdachten Lösungsdesign und einem klaren Überblick über die Installations- und Deinstallationsprozesse sind Unternehmen gut darauf vorbereitet, den Software-Store erfolgreich zu implementieren und zu verwalten.
Denken auch Sie darüber nach, Ihre Programme mit ServiceNow zentral zu verwalten? Unsere agineo – Expert: innen für die Bereiche Software Asset Management und ServiceNow stehen Ihnen dabei selbstverständlich zur Seite. Gerne beraten wir Sie jederzeit – sprechen Sie uns gerne an!